Por Laura López Paz

A través de la organización de un congreso matemático se pone en marcha una operativa colectiva que actúa incidiendo en tres ejes fundamentales: la ciencia, la técnica y la sociedad. En este sentido, a parte de contar con una programación atractiva, al realizar un evento de estas características se pone en manifiesto una arquitectura interna en la que gobiernan las decisiones logísticas, las negociaciones deliberadas y la ética de cuidados.

De esta manera, cabe señalar que todo congreso nace de una necesidad: reunir a una comunidad de personal experto en torno a intereses comunes, celebrar avances en investigaciones punteras, apostar por la creación de redes de contacto y abrir espacios de desarrollo para las nuevas generaciones son algunas de las perspectivas comunes que todo encuentro científico acostumbra a tener. Así, el hecho de establecer objetivos claros –alcance temático, público objetivo, impacto científico– ayuda a orientar el resto de las acciones a realizar posteriormente.

El esqueleto del congreso matemático es el Comité Organizador, rol ejemplificado a través de una diversidad de perfiles –personal investigador y personal técnico– que ayudan a fortalecer el proceso organizativo a través de la distribución de tareas en diferentes subcomités, el Comité Científico (dónde se establecen los ejes temáticos de la actividad, se evalúan la contribuciones y se diseña el programa), el Comité Logístico (dónde se gestionan las sedes en las que el encuentro tendrá lugar, los horarios, el plan social a disfrutar, el registro de inscripciones y los diferentes recursos técnicos que se pueden llegar a emplear), el Comité Financiero (dónde se evalúa el presupuesto previsto para la realización del evento, las diferentes formas de patrocinio y la sostenibilidad del mismo) y el Comité de Comunicación (dónde se ejecuta la difusión de contenidos en las redes sociales, se crea la identidad corporativa del encuentro, se diseña el merchandising y se establece una relación con la comunidad). De esta forma, la coordinación de roles y la comunicación interna entre los diferentes actores implicados en la gestión del acto son determinantes para el buen hacer del encuentro.

Por su parte, a la hora de diseñar un programa científico se lleva a cabo un ejercicio intelectual al aglutinar de forma coherente y estructurada diferentes títulos de conferencias, diversos perfiles invitados plenarios, múltiples sesiones paralelas, presentación de contribuciones en formato póster y una serie de talleres, minicursos, mesas redondas y espacios informales que completan la programación de la actividad.

En este sentido, se puede destacar como la experiencia de la persona participante se construye a partir de los pequeños detalles: un proceso de inscripción detallado, información oportuna, señalización correcta de los espacios, pausas cohesionadas dentro de la programación del acto, soporte técnico confiable e incorporación de aspectos organizativos que favorezcan la igualdad de género, la inclusión social, la diversidad de perfiles, la eliminación de barreras físicas y accesibilidad colectiva son aspectos que siempre han de ser tenidos en cuenta.

De esta forma, para que un congreso sea sostenible este ha de contar con un presupuesto realista, en el que se haga referencia a la existencia de cuotas diferenciadas (en función de la fecha de inscripción), la posibilidad de contar con becas o descuentos especiales para personal en formación y estudiantado, la apuesta por crear lazos de entendimiento a través de los apoyos institucionales y el patrocinio responsable son factores que ayudan a reducir barreras de acceso, defender una gestión económica transparente y respetar la confianza que la comunidad matemática ha puesto en el evento que estás organizando.

Así pues, la importancia de la comunicación científica se vuelve clave en este tipo de actos pues esta no únicamente hace referencia a la divulgación previa de la actividad de cara a incentivar la participación ya que ayuda a construir comunidad. En este caso, los diferentes canales de difusión del encuentro – cuentas de correo electrónico corporativas, redes sociales creadas a tal efecto para el acto, boletines informativos, páginas web accesibles – nos ayudan a mantener informado al personal participante. Asimismo, el hecho de mantener un rol activo a lo largo de toda la actividad creando documentación de alto interés (vídeos resúmenes, actas, material fotográfico…) ayuda a ampliar el impacto real del evento a largo plazo.

No obstante, es importante señalar que un congreso no termina con su clausura ya que es interesante mantener un sistema de evaluación posterior (encuestas de satisfacción, reuniones de cierre…) ya que nos ayudarán a identificar cuestiones a corregir, aciertos y puntos de mejora de cara a la realización de citas futuras. Un congreso tiene la capacidad de formar parte del legado científico al materializar colaboraciones, publicaciones y futuras ediciones de la actividad a través del buen hacer y esfuerzos invertidos en el mismo.

Es por ello por lo que la comunicación científica se muestra como un aspecto transversal a la hora de organizar un congreso matemático, ya que su impacto es clave a la hora de mostrar la realidad de una ciencia abierta y comprensible, a pesar de que esta se muestre en diferentes formatos, ante diversidad de públicos y en distintos auditorios. La transmisión pública de los avances en nuestras investigaciones en congresos matemáticos no sólo afecta al progreso científico de nuestra sociedad, sino que ayuda a la responsabilidad colectiva de comunicar ciencia y tecnología de forma íntegra, fiable y verídica.

En conclusión, al construir un congreso matemático desde dentro se evidencia cómo la ciencia también se organiza apostando por estrategias de desarrollo técnico, prestando atención, mimo y cuidado a todos los actores que le dan vida y abrazando la colaboración científica, cooperación interinstitucional y lazos de unión colectivos. El hecho de visibilizar el trabajo técnico asociado al diseño y promoción global de eventos científicos
no sólo pone en manifiesto los esfuerzos logísticos llevados a cabo, sino que invita a que sean más las personas que decidan formar parte del trabajo de esta disciplina.